Egy céges rendezvény megszervezése elsőre egyszerűnek tűnhet: találni kell egy megfelelő termet, egyeztetni a menüt, összeállítani a programot, és már indulhat is a szervezés. A gyakorlatban azonban a helyszín kiválasztása számos későbbi döntést meghatároz.
Más helyszínre van szükség egy egész napos konferenciához, mint egy karácsonyi céges vacsorához, és megint más szempontok kerülnek előtérbe egy többnapos csapatépítőnél.
A jó rendezvényhelyszín nem egyszerűen egy terem, ahol mindenki elfér. Olyan környezetet biztosít, amely támogatja a rendezvény célját, kényelmes a résztvevők számára, és lehetőleg minél több szervezési feladatot egy helyen megoldhatóvá tesz.
Először azt határozzuk meg, mire készül a rendezvény
A helyszínkeresést érdemes nem a Google-ben, hanem egy rövid listával kezdeni.
Mi a rendezvény célja? Évzáró, konferencia, csapatépítő, üzleti találkozó, partneri esemény vagy céges ünnepség? Hány résztvevővel számolunk? Egy délutáni programról van szó, vagy akár egy egész hétvégéről?
Ezek a kérdések rögtön leszűkítik a lehetőségeket.
Egy konferenciánál például fontos lehet a megfelelő technikai felszereltség, a jó megközelíthetőség és a különálló előadótér. Egy karácsonyi rendezvénynél már sokkal fontosabbá válhat a hangulat, a vacsora, a zene és az, hogy a vendégek az este végén ne kényszerüljenek hosszú utazásra.
A helyszínt tehát ne önmagában válasszuk ki, hanem a rendezvény céljához igazítva.
1. Elhelyezkedés: mennyit kell utazniuk a résztvevőknek?
A tökéletesnek tűnő helyszín sem feltétlenül jó választás, ha a résztvevők számára nehezen megközelíthető.
Érdemes átgondolni, honnan érkezik a társaság, milyen közlekedési lehetőségek állnak rendelkezésre, van-e elegendő parkoló, és mennyi időt vesz igénybe az utazás.
Nem feltétlenül kell egy rendezvényhelyszínnek a város közepén lennie. Egy Budapesttől valamivel távolabb található, könnyen elérhető helyszín is jó döntés lehet, ha cserébe nyugodtabb környezetet, szállást és többféle programlehetőséget kínál.
Különösen igaz ez a többnapos céges eseményekre. Ilyenkor a helyszín már nem csupán a rendezvény „díszlete”, hanem a csapat ideiglenes bázisa lesz.
2. Egyetlen terem vagy többféle tér?
Egy rendezvény során ritkán történik minden ugyanabban a térben.
A résztvevők először megérkeznek, esetleg welcome drinkkel várják őket, majd következhet egy prezentáció, konferencia, csapatépítő program, vacsora vagy esti buli. Ha mindehhez ugyanazt a termet kell folyamatosan átrendezni, az a szervezők és a vendégek számára egyaránt kényelmetlen lehet.
Ezért előnyös, ha a helyszín többféle térrel rendelkezik.
Egy konferenciaterem alkalmas lehet az előadásokhoz, egy terasz a kötetlen beszélgetésekhez, egy étterem vagy különterem a vacsorához, a szabadtéri terület pedig csapatépítő programokhoz.
Minél többféleképpen használható a helyszín, annál könnyebb változatos programot összeállítani.
3. Van-e lehetőség szállásra?
Ez rövidebb, néhány órás rendezvénynél nem feltétlenül szempont, egy egész napos vagy esti eseménynél viszont már komoly előnyt jelenthet.
Ha a rendezvény után a résztvevőknek még haza kell utazniuk, az este időben is korlátozott lehet. Szállással rendelkező helyszínen viszont a program nyugodtabban folytatódhat, és az alkoholfogyasztás vagy egy késő estig tartó buli sem jelent ugyanakkora szervezési problémát.
A szállás különösen praktikus akkor, ha a cég munkatársai több városból érkeznek, vagy ha a rendezvényt csapatépítéssel és másnap délelőtti programmal is kiegészítenék.
Ilyenkor egyetlen helyszín több különálló feladatot is megold.
4. Milyen cateringet és étkezési lehetőségeket kínál a helyszín?
A rendezvény egyik olyan része, amelyről a résztvevők biztosan beszélni fognak, az étkezés.
Nem mindegy, hogy a helyszín saját konyhával dolgozik-e, van-e lehetőség többféle menü összeállítására, illetve mennyire rugalmasak az ételérzékenységek és különböző étrendi igények kezelésében.
Érdemes előre tisztázni azt is, hogy a csomag tartalmazza-e a kávészünetet, welcome drinket, üdítőket, bort vagy egyéb italokat.
Egy céges eseménynél a cateringnek nem kell feltétlenül különlegesnek vagy túlbonyolítottnak lennie. Sokkal fontosabb, hogy megbízhatóan, megfelelő időzítéssel és a résztvevők igényeihez igazodva működjön.
5. Technikai háttér nélkül egy konferencia könnyen megakad
Ha a rendezvény szakmai részt is tartalmaz, a technikai felszereltséget érdemes még a helyszín lefoglalása előtt ellenőrizni.
Van projektor vagy nagyméretű kijelző? Megoldott a hangosítás? Rendelkezésre áll mikrofon? Stabil a Wi-Fi? Van elegendő konnektor és megfelelő világítás?
Ezek olyan részletek, amelyek egy helyszínbejárás során könnyen ellenőrizhetők, egy rendezvény napján viszont már komoly problémát okozhatnak.
Ha prezentációk, videók vagy online kapcsolódások is szerepelnek a programban, a technikai próba sem maradhat el.
6. Ne csak a nappali programra gondoljunk
Egy jó céges rendezvényhelyszín akkor igazán praktikus, ha a program különböző részei természetesen követhetik egymást.
Egy évzáró például kezdődhet egy közös évértékelővel, folytatódhat vacsorával és díjátadóval, majd zenével és kötetlen ünnepléssel zárulhat.
Egy csapatépítőnél a délelőtti közös program után jöhet az ebéd, délután egy újabb aktivitás, este pedig a közös vacsora.
Ha mindehhez nem kell egyik helyről a másikra utazni, a résztvevők számára is sokkal kényelmesebb az egész nap.
7. A környezet legalább annyit számít, mint maga a rendezvényterem
Egy céges esemény hangulatát jelentősen meghatározza, hogy milyen környezetben töltik a napot a résztvevők.
Egy modern városi konferenciaterem professzionális és praktikus lehet, de egy természetközeli helyszín egészen más élményt adhat. Különösen akkor, ha a rendezvény célja nemcsak a munka, hanem a csapat kikapcsolódása is.
Egy tóparti, erdős vagy parkos környezet lehetőséget ad arra, hogy a résztvevők a programok között kimozduljanak a teremből. Egy rövid séta, szabadtéri csapatjáték vagy akár egy közös vacsora a szabadban már önmagában változatossá teheti a napot.
A környezetnek nem kell látványosnak lennie ahhoz, hogy emlékezetes legyen – elég, ha valóban más, mint az iroda.
8. Mennyire rugalmas a helyszín?
A rendezvényszervezés során szinte mindig felmerülnek olyan részletek, amelyekre az első egyeztetéskor még senki nem gondolt.
Mi történik, ha többen jelentkeznek? Lehet módosítani a menüt? Korábban érkezhet a csapat? Maradhatnak tovább? Megoldható a terem átrendezése? Van lehetőség kültéri programra?
A rugalmas helyszín és a kapcsolattartó hozzáállása sok stresszt levehet a szervező válláról.
Ezért érdemes nemcsak a helyszínt, hanem azt is felmérni, milyen támogatást kapunk a szervezés során.
9. Mennyibe kerül valójában a rendezvény?
A helyszínek összehasonlításakor nem érdemes kizárólag a terembérleti díjat nézni.
Az ár mellett számoljunk a cateringgel, italcsomaggal, technikai eszközökkel, parkolással, szállással, dekorációval és az esetleges extra szolgáltatásokkal is.
Előfordulhat, hogy egy olcsóbbnak tűnő helyszín végül többe kerül, mert minden egyes szolgáltatást külön kell hozzá megszervezni.
Ezzel szemben egy komplex rendezvényhelyszínnél több tétel egy csomagban is elérhető lehet. Nem mindig a legalacsonyabb ár jelenti a legjobb ajánlatot: a teljes költséget és a szervezésre fordított időt érdemes összevetni.
A jó rendezvényhelyszín levesz a szervező válláról
Egy céges rendezvény megszervezése önmagában is komoly feladat. Minél több szolgáltatót kell külön koordinálni, annál több egyeztetésre, szervezésre és ellenőrzésre van szükség.
Éppen ezért praktikus lehet olyan helyszínt választani, ahol a rendezvény több fontos eleme egy helyen megoldható: a konferenciaterem, az étkezés, a szállás, a technikai háttér és a szabadidős programok.
Így nemcsak a résztvevők számára lesz kényelmesebb a rendezvény, hanem a szervezőnek is egyszerűbb dolga lesz.
Milyen a jó céges rendezvényhelyszín?
A válasz természetesen cégenként és rendezvényenként változik. Egy konferenciának másra van szüksége, mint egy karácsonyi vacsorának, és egy többnapos csapatépítőnél megint más szempontok kerülnek előtérbe.
Érdemes azonban olyan helyszínt keresni, amely illeszkedik a rendezvény céljához, könnyen megközelíthető, megfelelő tereket és technikai hátteret kínál, és lehetőség szerint a szállást és az étkezést is egy helyen biztosítja.
Ha pedig a cél egy olyan céges esemény, amely egy kicsit kiszakítja a résztvevőket a megszokott környezetből, egy természetközeli, vízparti helyszín különösen jó választás lehet.
A Balaton környékén például több olyan rendezvényhelyszín is található, ahol a szakmai programokat, a közös étkezést, a csapatépítést és a szállást egyetlen helyszínen lehet megszervezni. A Tópart Hotel rendezvényhelyszíne ezt a koncepciót a Balaton közvetlen közelében kínálja, így egy konferencia, évzáró, csapatépítő vagy akár többnapos céges program is egy helyen valósulhat meg.
A helyszín kiválasztásánál végül talán ez a legfontosabb kérdés: mit szeretnénk, mire emlékezzenek a résztvevők, amikor hazafelé indulnak? Ha erre megvan a válasz, a megfelelő helyszín kiválasztása is sokkal könnyebb lesz.
